Módulo 3 .- Comenzar a trabajar con Excel 2007

En este módulo vamos a practicar el crear un nuevo libro e introducir datos en él. Aprenderás a crear libros protegidos con claves, éstas pueden ser de apertura, de escritura o ambas.

3.1 Iniciando Excel.

Clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007. Cuando se inicia Excel siempre se crea un libro el cual tiene como nombre Libro 1.

3.1.1 Iniciando Excel con un acceso directo

Otra manera de Iniciar Excel es haciendo clic en un acceso directo, si no está creado, en el siguiente video podrás ver como hacerlo.

 Creando un acceso directo

Para habilitar el botón de acceso directo hacemos posicionamos el cursos sobre el programa y haciendo clic con el botón derecho del ratón seleccionamos la opción Enviar a  Escritorio (Acceso directo). Ver video

3.2. Guardar un libro

Ahora, por primera vez necesitamos guardar el libro en el que estamos trabajando, para ello hacemos los siguiente:

• Clic en el botón de guardar  (ícono de disquete)

• Con ello aparece la ventana de Guardar como.

• En el cuadro de: Guardar en seleccionamos donde queremos guardar el archivo.
• En la sección nombre del archivo escribimos un nombre
• Hacemos clic en el botón Guardar.

3.2.1 Guardar un libro con clave

En Excel es posible guardar un archivo asignándole una clave, ya sea de apertura, de escritura o ambos.

Veamos primero como guardar un libro con Clave de apertura.

• Clic en el botón de Guardar como (si es la primera vez hacer clic en el botón guardar)
• Con ello aparece la ventana de Guardar como.
• En el cuadro de: Guardar en seleccionamos donde queremos guardar el archivo.
• En la sección nombre del archivo escribimos un nombre
• Clic en el botón Herramientas> Opciones generales

• Ahora escribimos una contraseña, ya sea de apertura o escritura, incluso ambas

Nota: En todos los casos de contraseña solicita que se confirme la clave o claves.

3.2.2. Solo de Apertura

Solo pide la clave al momento de intentar abrir el libro. Es permitido escribir en el libro.

3.2.3. Solo de escritura

No solicita clave al abrir pero para guardar debemos ingresar la clave.

3.2.4 Apertura y Escritura.

Solicita clave al momento de abrir el archivo y clave cuando tratamos de guardar el archivo.

3.2.5 Se recomienda solo lectura.

Puedes guardar un libro de tal manera que al abrirlo ofrezca al usuario la opción de abrirlo como solo lectura.
Esta opción es útil para evitar hacer cambios por accidente.

3.3. Cerrar un libro

Hacemos clic en el botón de office.

Ahora hacemos clic en el botón de Cerrar.

3.4. Cerrar Excel.

Para cerrar el programa de Excel hacemos clic en el botón de Office y seguido hacemos clic en la opción “Salir de Excel”.

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El valor neto actual - plantilla en Excel.

Supongamos que tienes dinero y estás buscando dónde invertir. Una amiga ofrece traspasarte una lavandería en operación, ¿en realidad es una buena opción? Dos amigos te han dado diferentes opciones presentándote los ingresos que estiman vas a obtener y los gastos en que vas a incurrir… ¿Cuál es la mejor opción? En toda inversión que realices está presente el fantasma de perder el dinero que has invertido, o que los rendimientos obtenidos sean tan bajos que no valga la pena el riesgo. Este riesgo no debe desmotivarte sino al contrario, te ayuda a ser consciente de que necesitas ser crítico con las opciones que se te presenten. Existen herramientas que te permiten evaluar propuestas de inversión, que te permiten comparar tus opciones objetivamente, brindando soporte a tus decisiones. Hoy iniciamos una serie en que platicaremos de una manera sencilla y amena sobre las principales herramientas a tu disposición.

El Valor Neto Actual (VNA)

(Nota importante: Algunos autores le llaman “Valor Actual Neto (VAN)” siendo sus siglas en inglés “NPV – Net Present Value”. Determiné utilizar VNA ya que así es como se denomina a la fórmula para determinarlo en las principales hojas de cálculo)

Regresemos al ejemplo de la lavandería… El local es rentado, tienes que comprar insumos (detergentes, suavizantes), pagar la luz y el agua. Por otro lado, tienes una estimación de los ingresos que vas a tener debido a los registros de ventas de tu amiga. La diferencia entre lo que tienes que pagar (gastos) con lo que vendes (ingresos) se conoce como Flujo de Caja, siendo claro que si vendes más de lo que gastas quedándote dinero al final del día, tienes un buen negocio entre manos… ¿o no?

Es aquí donde entra el Valor Neto Actual. En principio, lo que hace esta herramienta dematemáticas financieras es traer a valor presente el Flujo Caja sin considerar la inversión inicial del proyecto, que en buen español significa considerar que todas esas ventas y gastos que planeas tener se hicieran el día de hoy tomando en cuenta la pérdida de valor del dinero – oTasa de Descuento – a través del tiempo.

Su interpretación es sencilla:

• Si el VNA es POSITIVO, significa que tu proyecto es rentable, es decir, que vas a ganar dinero con él

• Si el VNA es NEGATIVO, significa que es muy probable que termines perdiendo dinero, así que mejor abstente de invertir

• Si estás comparando varias opciones de inversión, invierte en aquella cuyo VNA sea más alto

Enfatizando: El VNA no representa el dinero que vas a ganar al final del período que estás evaluando, es sólo tu flujo de caja (ingresos menos egresos) traídos a valor presente.

Y aquí viene una buena noticia: No es necesario aprender matemáticas financieras para determinar el VNA, sino tan sólo tener una hoja de cálculo a tu alcance.

Siguiendo con el ejemplo de la lavandería, supongamos que la siguiente tabla (clic para agrandar) representa el comportamiento que consideras tendrá durante el próximo año, basándote en los registros del año pasado de tu amiga.

Ejemplo de cálculo del VNA – Practifinanzas

Ahora lo que necesitamos determinar es la Tasa de Descuento. Esta tasa es en realidad arbitraria, encontrándose entre las principales formas de determinarla

• El costo del préstamo (tasa de interés) que hubieses requerido para arrancar el negocio

• El rendimiento que te hubiese dejado ese mismo dinero en otra opción de inversión

Para este ejemplo utilizaremos como Tasa de Descuento el mejor rendimiento que pudieses obtenerse en un fondo de deuda o renta fija, supongamos un 14%.

Con este dato aplicamos la fórmula de Valor Neto Actual que es semejante para la mayoría de las hojas de cálculo: VNA(tasa, valores()), que para efectos de nuestro ejemplo es

=VNA(0.14, G3:G14)

(La fórmula tiene la misma sintaxis en la mayoría de las hojas de cálculo. Sigue las ligas para ver la ayuda en Excel y en OpenOffice)

En el caso de nuestro ejemplo,

 el Valor Neto Actual es de $26,206.58,

lo cual no sólo nos indica que la inversión es redituable, sino que representa una mejor opción que invertir en Fondos de Inversión de Renta Fija. (Descarga el ejemplo)

Ahora bien, la herramienta no es perfecta. Puede pecarse de optimismo al estimar los ingresos o pueden no considerarse algunos gastos. Procura ser lo más honesto posible en la proyección de tus ingresos, lo más detallado en los gastos, y si lo que analizas son los números presentados por alguien más, sé crítico en cuanto a qué tan soportados se encuentran. El sentido común es tu mejor aliado.

Artículo publicado con autorización de : Practifinanzas.com

Módulo 2.- Conociendo las Herramientas de Excel 2007

2.1.- El botón de Office

El botón de office es el punto de inicio a las aplicaciones de Excel, desde él podemos crear y guardar los libros, incluso con un nombre diferente. Desde el botón de office también podemos acceder a las opciones para imprimir.

El botón de office contiene la opción para configurar Excel mediante el botón: Opciones de Excel (ver imagen).

2.1.1.- La opción "Nuevo"

Al hacer clic en la opción Nuevo, Excel despliega el cuadro de Nuevo libro. En este cuadro podemos crear un libro en blanco o podemos crearlo utilizando una plantilla. Finalmente seleccionamos la opción deseada y hacemos clic en el botón Crear.

2.1.2. El botón de Office en video.

En este vídeo veremos lo mencionado en los puntos anteriores.

2.2 El cuadro de nombre

El cuadro de nombres muestra la celda activa o el nombre que le asignemos a una celda .En los próximos capítulos veremos como asignar un nombre a una celda.

La celda activa
El nombre de la celda activa se forma por la letra de la columna y por el número de la fila. En el ejemplo de la imagen la celda activa es la intersección  de la columna A y la fila 1.

2.3 La barra de fórmulas

La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa. Este puede ser editado desde este cuadro , ya sea un texto o una fórmula, ver video.

2.4 Filas.

Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de número, por ejemplo, Fila 1, Fila 2…  etc. Ver imagen.

Excel 2007 tiene 1,048,576 filas.

2.5 Columnas.

Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna A, columna B, columna AB, etc..
Excel 2007 tiene 16,384 columnas llega hasta la  columnas XFD

2.5 Rango.

Cuando nos referimos a un conjunto de celdas le llamamos rango.
A este grupo de celdas se les nombra utilizando la celda de la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha del rango de celdas, Ejemplo; (A1: B5)

2.6 Zoom.

El Zoom permite maximizar o minimizar la vista de la hoja; para aumentar la vista hacemos clic en el signo de + y para minimizarla hacemos clic en el signo -.

La herramienta de Zoom también podemos encontrarla en la pestaña Vista.

2.7 La ayuda de Microsoft Excel 2007.

La ayuda de Excel 2007 es una de las mejores que he visto; la búsqueda arroja información instalada en máquina y online (si en el momento de activar la ayuda estás conectado a internet). Para activar la ayuda hacemos clic en el botón con signo de interrogación que se encuentra en la esquina superior derecha o pulsando la tecla de función F1.

Con la ayuda de Excel podemos buscar el término que queramos, podemos imprimir la ayuda, aumentar o disminuir el tamaño de letra e incluso cambiar la manera como vemos los temas de la ayuda.
Podemos mantener siempre visible la ayuda haciendo clic en el botón de "Mantener visible"

2.7.1 Mostrar tabla de contenido

La ayuda se puede desplegar como una lista de tópicos haciendo clic en el botón de "Mostrar tabla de contenido"

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Módulo 1.- Introducción a Excel 2007

La pantalla de Excel y como iniciar el programa

Objetivo: 

Conocer cuales son las partes que componen el programa de Microsoft Office Excel 2007 y saber como iniciar el programa.

1.1 Que es Excel.

Excel 2007 es una aplicación de hoja de cálculo que se integra a Windows. En ella se combinan la capacidad de una hoja de cálculo con base de datos, presentación de gráficos y un lenguaje de programación VBA. Además contiene otras aplicaciones que lo hacen una herramienta por excelencia en el manejo de datos.

Las celdas de una hoja de cálculo pueden contener texto, valores numéricos, fechas, datos horarios así como fórmulas y funciones.

Excel tienen xlsx o xlsm (en el caso de los libros que pueden contener macros) como extensión de sus archivos.

1.2 Como iniciar Excel

Para iniciar Excel hacemos lo siguiente: Pulsamos el botón de Inicio de Windows, accedemos al grupo de programas de Microsoft Office y seguido hacemos clic en carpeta Microsoft Office Excel 2007 iniciando con ésto el programa.

Otra manera de acceder a Excel es haciendo clic en el acceso directo que se encuentra en la pantalla (Solo si está habilitado)

1.3 La pantalla de Excel

En la gráfica podemos ver algunas de las herramientas que presenta Excel cuando se inicia.

1) Botón de Office, en esta parte podemos crear, abrir y guardar libros.

2) Barra de herramientas de acceso rápido, clic para acceder a comando de una manera rápida, se pueden agregar y quitar comandos.
3) Fichas, Clic para acceder a las herramientas y comandos.
4) Cuadro de diálogos, clic para acceder al cuadro de diálogos o panel de tareas.
5) Ventana del libro de trabajo, en esta sección podemos ingresar los datos.
6) Barra de estado.- Despliega información acerca del estatus de activación del libro.
7) Cinta de opciones, contiene comandos, herramientas y grupos por categorías.
8) Comandos.- es una aplicación que se ejecuta al hacer clic en el botón de dicho comando.
9) Diseño de página.-, Permite ver el libro de trabajo desde diferentes vistas.
10) Zoom, Permite aumentar o disminuir el tamaño de vista del libro de trabajo.

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Unir texto y valores en Excel con CONCATENAR

Un amigo me envío la siguiente duda:

En la celda A2 tengo el valor 2,526.23 y necesito unir este valor al texto "Número" quedando de la siguiente manera. Número 2,526.23 al utilizar la función =CONCATENAR("Número"," ",A2) la unión elimina las comas y necesitamos verlo con división de miles y decimales.

Solución

Para que el valor concatenado tenga los separadores de miles solo necesitamos agregar la función  DECIMAL quedando así:
=CONCATENAR("Número"," ",DECIMAL(A2))

Agregando el símbolo de moneda.

Para que la concatenación tenga el símbolo de moneda ($)además de los separadores de miles, cambiamos la función DECIMAL por la función MONEDA quedando de la siguiente manera.

Espero que este artículo les ayude en su trabajo y vida diaria.

Validación Personalizada en Excel

La validación de datos

En Excel es posible establecer restricciones sobre los datos que puede aceptar una celda. Esto quiere decir, que si queremos que una celda solo acepte números y además que se encuentren entre un rango de 100 a 500, podemos hacerlo mediante la opción de Validación.

Ver artículo de validación de datos

Caso práctico

En nuestro libro de Excel tenemos dos hojas, una llamada Total la cual suma los importes de una hoja de captura llamada ENE (depende del mes).

Puedes descargar el libro en el link al final de este artículo.

Se suman los datos, solo si corresponden a su departamento, ver fórmula de la imagen.

Hoja TOTAL

Explicación de la fórmula =SUMAR.SI del ejercicio.

 =SUMAR.SI(ENE!$B$2:$I$2,A3,ENE!$B$3:$I$3)

De la hoja ENE sumar los datos del rango B3:I3 de la hoja ENE solo si el rango B2:I2 (siempre de la hoja ENE) tiene el mismo dato que la celda A3 en la hoja Total.

Hoja ENE

Que vamos a validar.

Ningún mes puede tener un total mayor a 100 mil (ver celda B15 hoja TOTAL). Cuando introducimos datos en las celdas validadas, (ver hoja ENE) automáticamente Excel arroja un aviso de que el total del Mes en la hoja Total se ha excedido el máximo establecido.

Como hacemos la validación, solución.

• De la hoja Total seleccionamos la celda B11 y en el cuadro de nombres escribimos TotalPtoEne ver imagen.

• De la hoja Total seleccionamos la celda B15 que contiene el importe máximo permitido. Escribimos en el cuadro de nombre la palabra TotalPto ver imagen.

• Ahora de la hoja ENE seleccionamos el rango de celdas B3:I3 y aplicamos la validación.

Hacemos clic en Datos > Validación de datos para activar el cuadro de validación.

Establecemos un mensaje de Error.

Finalmente hacemos clic en el botón de Aceptar y ya tenemos lista la validación de datos.

Descargar archivo en Excel