El administrador de escenarios es una herramienta de análisis que permite evaluar distintas estrategias para y enfoques. Por escenario se entiende un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo de hoja de cálculo.
Los escenarios son útiles si se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto pero no está seguro de los ingresos y gastos, podrá definir distintos valores (escenarios) para los ingresos y gastos y, al cambiar entre escenarios.
El administrador de escenarios permite sustituir uno o más valores (celdas cambiantes, de ellas dependen las fórmulas clave) por otros diferentes y comprobar como éstos afectan a los datos de la hoja con los que tienen relación.
Para poder conocer más detalles de Escenario, vamos a ver un ejemplo:
Creamos la hoja de trabajo en la cual está el modelo que deseamos analizar con más de una opción.
- Escenario óptimo: $30 costo de mano de obra y $57 el costo de material
- Escenario pesimista: $38 costo de mano de obra y $62 costo de material.
- Escenario Intermedio costos actuales de $34 mano de obra y $59 costo de material.
Crear los escenarios
1. Para crear los escenarios hacemos clic en Herramientas >Escenarios y desplegamos la caja de dialogo de escenario.
Las partes que conforman la ventana de Modificar escenario son:
Nombre del escenario: Aquí le ponemos nombre al escenario.
Celdas cambiantes: En estas celdas se vinculan las celdas a ser cambiadas, es importante saber que el modelo de escenario soporta un límite de 32 celdas cambiantes.
2. Ahora crearemos los escenarios llamados Óptimo, Moderado y Agresivo, poniendo en el cuadro de texto “Celdas cambiantes” el rango de las celdas a cambiar por cada uno de los escenarios.
3. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo mostrando el valor actual de la celda cambiante y preguntando qué nuevo valor se desea introducir en la misma. Cuando introduzca un valor podrá pulsar el botón Agregar para continuar creando otros escenarios, o bien
4. pulsar el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios
Mostrar Escenarios
Para mostrar los escenarios y ver sus resultados, realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el menú Herramientas > Escenarios.
2. Elija un escenario de la lista y pulse el botón Mostrar.
Modificar Escenarios
Si deseamos modificar algún escenario debemos de realizare los siguientes pasos:
1. Seleccione el escenario a modificar, en este caso seleccionamos el escenario Óptimo.
2. Pulse el botón Modificar, a continuación aparecerá el cuadro de diálogo Modificar escenario.
3. En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante o el comentario, pero si nuestra intención es cambiar el valor del escenario tenemos que pulsar el botón Aceptar.
4. Tecleamos el nuevo valor.
5. Pulsamos el botón de Aceptar para finalizar el cambio.
Eliminar Escenarios
Si deseamos eliminar algún escenario solo debemos de seleccionar el escenario a borrar y pulsamos el botón de Eliminar
Crear un informe de los Escenarios
La última opción que posee el cuadro de diálogo Administrador de escenarios llamada Resumen, permite crear una hoja de resumen para mostrar los distintos escenarios definidos.
1. Seleccione el menú Herramientas Escenarios.
2. Pulse el botón Resumen. Aparecerá el cuadro de diálogo Resumen del escenario.
Ahora solo nos resta seleccionar el tipo de informe:
Resumen. Este tipo de informe se utiliza cuando hay varios escenarios creados por un unico usuario.
Tabla dinámica. Utilice este tipo de informe cuando hay varios escenarios creados por más de un usuario.
Celdas resultantes. Se debe introducir las referencias de las celdas que dependen del valor de entrada de los escenarios. Estas celdas tienen que contener una fórmula que esté relacionada con las celdas de los escenarios.
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