Insightly CRM - Organizaciones

Administrar las organizaciones en Insightly

Si ya sabes como administrar los contactos las organizaciones te parecerá fácil, lo que sucede es que es muy semejante a los contactos, con la única diferencia que en las organizaciones pueden haber contactos relacionados a estos.

Pantalla inicial de Organizaciones con una organización

Que son las organizaciones
Las organizaciones son la empresas o corporativos con los que tenemos alguna relación comercial. El tenerlos en Insightly nos permite poder brindarle un mejor servicio que se verá reflejado en nuestros ingresos.

Vamos a ver en esta cápsula de conocimiento como administrar las organizaciones.

Crear una organización
Para crear una organización hacemos clic en el botón de Nueva organización con lo que aparece el cuadro de captura de datos de la organización.

Pantalla de captura de los datos de la organización

Poder ver lo similar que esta pantalla con la pantalla de captura de contactos, solo que ahora es una organización.

Podemos poner el Nombre de la organización, Detalles de contacto  como número de teléfono, mail, sitio web, entre otros datos.

Fecha para recordar para poner alguna fecha importante como puede ser el aniversario de la empresa.

Información adicional que nos permite poner alguna información que nos ayude a tener una mejor relación comercial con la empresa.

Permisos. Aquí podemos establecer que usuarios puede tener acceso a los datos de esta empresa.





Edición masiva de organizaciones
Igual que con los contactos, las organizaciones se pueden editar masívamente. Primero debemos seleccionar las organizaciones que queremos editar. Con ello podemos ver que se activa la siguiente pantalla.

Edición en Masa

1.- Edición en masa
al hacer clic en este botón se despliega un cuadro que nos permite editar algunos datos en masa.

2.- Administrar etiquetas
Puedes agregar etiquetas en masa.

3.- Agregar vínculo
Puedes agregar vínculo de manera masiva a algunos conceptos de Insightly como puede ser la empresa.

4.- Agregar nota
Si deseas agregar la misma nota a las organizaciones seleccionados solo tienes que hacer clic en Agregar nota e inmediatamente se activa una ventana que te permite además de agregar una nota al grupo de organizaciones seleccionadas puedes agregar un archivo, una fecha a recordar y la posibilidad de compartir esta nota con los que tu quieres o mantenerla privada.

5.- Borrar
Borra las organizaciones seleccionadas.

Mas
Permite exportar a las organizaciones seleccionadas.

Importar y Exportar organizaciones y notas

Exportar organizaciones y notas
Con estas opciones podemos exportar las organizaciones y notas en el formato CSV para Texto y para Excel.

Importar organizaciones y notas
Con estas opciones podemos importar las organizaciones y notas de los archivos CSV para Texto y para Excel y en formato de Excel propio.

Opciones de filtrado de organizaciones

Filtro

El filtro nos permite trabajar solo con algunas organizaciones según el filtro utilizado. También nos permite  Crear nuevo filtro personalizado, de esta manera siempre tendremos disponible el filtro creado.

Seleccionar una organización para editar
Si hacemos clic en una organización podremos editar cada uno de los datos que contiene, esto lo hacemos por cada una de las organizaciones o podemos hacerlo de forma masiva.

Editando de nuevo a un contacto

Acciones
El botón Acciones nos permite editar de manera rápida el contacto seleccionado e incluso agregar esta organización a un proyecto o combinar con otra organización.











Espero haberte ayudado en una introducción a las organizaciones en Insightly. Nos vemos en el próximo tema de Insightly

Insightly CRM - Contactos - Parte 3

Edición de contactos
En este artículo voy a mostrarles las opciones de edición, exportación e importación de contactos.

Edición masiva de contactos
Puede ser que necesites editar mas de un contacto a las vez por lo que algunos datos de los contactos pueden ser editados de manera masiva. Para ello debes seleccionar el contacto o contactos a editar, con esto se activa los botones de opciones de edición. Vamos a ver cada uno de ellos.

Editando dos contactos al mismo tiempo

Nombre y función de los botones

A.- Seleccionar todos.
1.- Edición en masa
al hacer clic en este botón se despliega un cuadro que nos permite editar algunos datos en masa.

Algunas de las opciones de Edición en masa

2.- Administrar etiquetas

Puedes agregar etiquetas en masa.

Cuadro para agregar etiquetas masiva

3.- Agregar vínculo

Puedes agregar vínculo de manera masiva a algunos conceptos de Insightly como puede ser la empresa.

4.- Invitar a Google Hangout

Inicio de hangout con los usuarios seleccionados

5.- Agregar nota

Si deseas agregar la misma nota a los usuarios seleccionados solo tienes que hacer clic en Agregar nota e inmediatamente se activa una ventana que te permite además de agregar una nota al grupo de contactos seleccionados puedes agregar un archivo, una fecha a recordar y la posibilidad de compartir esta nota con los que tu quieres o mantenerla privada.

Cuadro para agregar notas

Haciendo clic en el ícono de bote de basura eliminamos los contactos seleccionados, haciendo clic en el ícono de sobre de correos enviamos una e-mail a los contactos seleccionados.

Exportación masiva

El botón de Mas  nos permite exportar los contactos seleccionados. Cuando hacemos clic Insightly nos envía un correo con el link de un archivo descargable.

Mensaje de que la información ha sido enviada a nuestra cuenta de correo

Mensaje del correo con el link para descargar el archivo en formato .cvs

Archivo con los datos de nuestros contactos el cual puede ser abierto en MS Office Excel o en LibreOffice, incluso en Google Drive

Exportar contactos otra opción

Si hacemos clic en la opción de Exportar contactos y notas todos los contactos se exportarán en las siguientes opciones:

Exportar contactos a un archivo CSV.- Nos permite exportar a un archivo que puede ser abierto por Excel e incluso por LibreOffice el cual es una alternativa a Microsoft Office. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Exportar contactos a Google.- Al hacer clic en esta opción la exportación se hará de manera automática. Nota: Esta opción solo la recomiendo si la cuenta de Google es nueva y no existen contactos pues al exportarse no hay manera de identificar los contactos que se acaban de subir si no es por el nombre de cada uno de ello. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Exportar notas de contacto a un archivo CSV.- En esta opción solo exportaremos en un archivo las notas de todos los contactos. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Opciones para exportar contactos y notas

Importar Contactos

Ya vimos como exportar contactos, ahora vamos a ver como Importar contactos.

Hacemos clic en Importar contactos y notas y veremos la siguiente imagen

Opciones para importar a Insightly

Importar tus contactos de Gmail.- Si tienes una cuenta de correo de Gmail puedes seleccionar que contactos quieres importar a Insighlty

Algunos de los contactos para importar

Importar contactos de un archivo CSV .- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Importar contactos de un archivo de Excel .- La importación se realiza desde un archivo de Excel que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Importar contactos de Outlook.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora que previamente se exportó desde Outlook (hasta 2500 registros de un archivo)

Importar contactos de Act! 9.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora que previamente se exportó desde Act! 9 (hasta 2500 registros de un archivo)

Importar notas de contactos a partir de un archivo CSV.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Espero te haya servido esta cápsulas de conocimiento. Nos vemos la próxima semana con la continuación del curso.

Insightly CRM - Contactos - Parte 2

En la primera parte de la administración de contactos pudimos ver como crear un contacto, los datos requeridos y como buscar entre los contactos ya existentes. En esta segunda parte veremos como filtrar los contactos y como crear un filtro personalizado.

Ver | Insightly CRM - Contactos - Parte 1

Filtro
Podemos filtrar los contacto por el nombre haciendo clic en la letra que se encuentra a la derecha de la pantalla.

Botón de Filtro de Contactos

También podemos utilizar el botón de Filtro, haciendo clic en él con lo que tendremos la opción de filtrar por horas y días de agregado y modificación de notas, además de la opción de Crear nuevo filtro personalizado.

Opciones de Filtrado del Botón Filtro

Crear nuevo filtro

Creación de un Filtro Personalizado

Filtro por.- Nos permite seleccionar uno de los datos de contacto.
Igual a.- Selecciona un criterio de filtrado.

Ejemplo de un filtro personalizado

Filtro por apellido "Puga", adicionalmente podemos agregar otros criterios y guardar el filtro

En Guardar como escribimos un nombre para el nuevo filtro y hacemos clic en Guardar filtro, éste se podrá ver cuando hagamos clic en el botón de Filtro.

Filtro personalizado aplicado, desde aquí podemos eliminarlo haciendo clic en el ícono de bote de basura.

Recomendación: Crea algunos filtros a manera de prueba. Los filtros personalizados pueden ser de mucha ayuda cuando necesitemos buscar información de manera recurrente un grupo de contactos.

En la parte 3 veremos como exportar e importar contactos

Ver el siguiente tema | Contactos parte 3

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Insightly CRM - Contactos - Parte 1

Administrar los contactos en Insightly

Si tienes un CRM es porque administrar tus contactos es una prioridad del día a día, por ello en esta ocasión voy a reseñar la sección de contactos de Insightly.


La Pantalla de Contactos
Al ingresar a la sección podremos ver todo los contactos que hemos creados o que otros hayan creado y nos hayan permitido verlos (esto lo veremos más adelante).

La Pantalla de Contactos con 3 contactos, dos usuarios y un contacto externo.

Búsqueda de Contactos, Nuevo contacto, Filtro

Buscar contactos

Desde el cuadro de búsquedas podemos encontrar un contacto con cualquier caracter, me refiero a esto que si ponemos la silaba "de" nos mostrará los contactos que contengan en alguno de sus datos la silaba buscada, esto me parece muy bien cuando solo recordamos alguna parte o datos del contacto.

Nuevo contacto

El nombre del botón es más que Obvio por lo que mejor vamos a ver como se crea un nuevo contacto desde este botón.

Añadir los datos de tu contacto

Nombre y ocupación .- De esta sección es importante mencionar que nos permite poner de que empresa es (si pertenece a alguna empresa, no es obligatorio)

Detalles de contacto.- Podemos agregar el más de un correo  y más de un teléfono o de cualquier otro dato, solo debemos hacer clic de nuevo en el link azul del dato.

Fecha para recordar.- ¿Cuando es el cumpleaños del CEO o el aniversario de la empresa? o cualquier otro dato que consideremos debemos recordar del contacto.

Información adicional.- Es posible que haya algo más que saber de este contacto y que Insightly no tenga la opción de ingresar dicho dato, por lo que existe el cuadro de antecedentes (yo lo uso como cuadro de notas)

Permisos.- ¿Quien o quienes podrán ver este contacto además de ti?

¿Necesitas agregar más contactos o es todo por ahora?

Ahora guarda el contacto o dale clic en Guardar y agregar otro.








Es importante que cuando creamos un contacto poner todos lo datos posibles que tengamos de él. En próximos capítulos veremos que mantener completos los datos de contacto te ayudará en las otras secciones de Insightly.

Por ahora lo dejaremos hasta aquí pues pretendo profundizar más en este tema de los contacto por lo que no deseo agobiarte. Por ahora prueba esta sección de Contactos en tu Insightly

Te invito a que si tienes tus contactos en papel los pases a una hoja de cálculo preferentemente en Microsoft Excel.

Práctica
Crea un usuario además de ti y uno o dos contactos más. En los próximos capítulos vamos a utilizar la hoja de cálculo con tus contactos.

Ver el siguiente tema | Contactos parte 2

No vemos pronto.

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Insightly CRM - Tareas

En esta ocasión veremos la sección de Tareas, en el artículo anterior hablé de la Pantalla de Inicio y de como desde esta sección puedes agregar una nueva tarea y filtrar que tareas de ha realizado.

Ver el capítulo anterior "La Pantalla de Inicio de Insightly" aquí

Pero bueno, vamos a ver la pantalla de Tareas

Pantalla principal "Tareas"

Agregar una Tarea

Nueva Tarea

Al hacer clic en el botón de Nueva tarea Insightly nos lleva a dicha sección donde veremos las opciones para crear una nueva tarea, la cual se podrá ver tanto en Tareas como en Inicio y lo más reciente.

Sección de "Detalles de Tarea"

Nombre de la tarea.- Toda tarea tiene que tener un nombre que cuando se vea rápidamente nos de una idea de que se trata la tarea.
Asignado a.- La tarea puede ser asignada al que la crea o podemos seleccionar alguno de los usuarios del sistema.
Categoría.- En la siguiente imagen podemos ver la categorías que poder de inicio trae el sistema, cabe mencionar que podemos editar las Categorías existentes o agregar nuevas, esto lo veremos en la sección de Configuración del sistema

Categorías

Fecha de finalización.- ¿Cuando termina dicha tarea?

Fecha de inicio.- Puede ser que la tarea no inicie en el momento que lo creamos, por ello podemos designar una fecha para inicio de la tarea
Recordatorio.-  Podemos establecer una fecha y hora para que Insighly no recuerde hacer la tarea.
Progreso.- El botón es deslizable para establecer el grado de avance de la tarea mostrado en porcentajes.
Prioridad.- Todo es importante, no todo es urgente, establece el grado de prioridad en 3 niveles. Alta prioridad, Prioridad media, Baja prioridad.
Estado.- El estado de la tarea puede ser: No iniciada, En curso, Finalizada, Aplazada, En espera. El estado puede ser cambiado según se vaya realizando.

¿Que relación tiene la tarea con otros usuarios, proyectos y oportunidades

Relaciones de la Tarea

Relacionada con.- En esta sección podemos escribir el nombre de una Oportunidad o de un Proyecto existente. Es importante mencionar que para escribir la relación debemos saber el título de dicha oportunidad o por lo menos parte del nombre.

Vínculos.- Tal vez podría parecer que en este cuadro solo podemos establecer vinculo con otros eventos que no son Oportunidades o Proyectos, esto no es así, realmente podemos establecer un vínculo con cualquier otro evento.

Visibilidad.- ¿Que accesibilidad queremos para esta tarea? Pública o Privada, todo el mundo o solo nosotros (y el administrador).

Y la tarea es la siguiente

En descripción solo resta poner cual es la tarea a realizar, finalmente hacemos clic en el botón rojo de guardar.

Ver el siguiente tema | Contactos parte 1

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Insightly CRM - Inicio

Curso introductorio a Insightly
Parte 1.- La pantalla de Inicio

Leer reseña de Insightly y las versiones que maneja Aquí:

Cuando ingresamos a Insightly lo primero que vemos es la sección de Inicio donde podemos ver toda la Actividad Reciente ordenado cronológicamente por defecto. Esto te permite ver de manera general el flujo de trabajo de tu empresa.

Secciones

Accesos rápidos a: Actualizar la cuenta, Crear una nueva actividad (+), Cuadro de búsqueda, Lo más reciente, Calendario, notificaciones, Usuario y configuración.

Accesos rápido para agregar una nueva actividad

Agregar nuevo elemento
Podemos decir que este botón es un acceso directo. Si decides usar Insightly seguro que este botón será uno de tus preferidos.

Elementos recientes

Elementos recientes
¿Que se ha hecho recientemente?
En la imagen podemos ver que de primero está una oportunidad , luego el alta de un contacto y luego de un usuario, luego está el alta de una empresa (icono de edificio) y por último hay una tarea.

Calendario

El Calendario es una de las herramientas más útiles en cualquier aplicación. Podemos ver nuestros elementos y la de mis usuarios. 

La configuración del Sistema

Configuración
En esta sección tenemos la ayuda online de Insightly, las novedades que ofrece la empresa, Teclas rápidas de la aplicación, la configuración del usuario que no es lo mismo que la del sistema pues en el primero puedes cambiar la hora si un usuario tiene una hora diferente a la que tiene el sistema.

Tema de color si deseas cambiar el color de la aplicación.

Configuración del sistema, aquí podemos cambiar el lenguaje y el horario entre otras opciones de configuración.

Cuenta y facturación, si deseas ampliar tu cuenta y consultar tu facturación.

En la parte superior Inicio cuenta con un cuadro de búsqueda y con botones de filtrado por Tipo de actividad y por  Usuario.

Esta parte es una introducción al sistema para conocer Insightly, en el próximo artículo de este curso hablaré de las tareas. Todos sus comentarios son bienvenidos.

Ver el siguiente tema | Insightly Tareas

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Insightly CRM para Emprendedores

Insightly CRM

Mantener una buena comunicación con clientes, proveedores y con tu equipo de trabajo es primordial. También necesitas llevar un seguimiento de oportunidades de negocios de clientes, de contactos, de empresas, de proyectos y de las personas que incluye dicho proyecto.

Tomando en consideración lo antes mencionados es posible que necesites una herramienta que te permita hacer todas estas labores, un CRM (Customer Relationship Management) o también llamados Gestión de Relaciones con el Cliente (GRC) puede ser una buena opción.

Esta semana he estado probando la versión Gratuita de Insightly que te permite tener 2 usuarios, uno el administrador, si requieres más usuarios puedes actualizarlo a alguna de las versiones de pago.

Sitio de Insightly | https://www.insightly.com/

Ver artículo | "La Pantalla de Inicio de Insightly"

Versiones de Insightly

Precios y Planes que ofrece Insightly

Insightly en su versión básica para dos usuario ofrece las siguientes herramientas:

Inicio 
Con el nombre se dice todo, desde esta parte de Insightly puedes ver lo último que se ha hecho, las tareas y eventos que están vigentes así como todos los vencidos, si deseas filtrar solo los vigentes o por usuario también lo puedes hacer. También puedes hacer una búsqueda como si se tratara de un sitio web.

Pantalla de Inicio, desde aquí te veo.

Tareas.-  ¿Que se ha echo hasta ahora? La manera de presentar las tareas es similar a Google Calendar que es un calendario y aplicación de recordatorio MUY BUENO que suelo usar. Desde aquí puedes acceder a cada una de las tareas que tienes pendientes y en el caso de ser el administrador puedes ver todas las tareas de los usuario. También hay la opción de filtrado por Categoría o tipo y por Vista que es el estatus de la tarea.

Vamos a ver que tenemos que hacer y que hay pendiente

Contactos
En la versión gratuita Insightly nos permite 2 usuario y hasta  2,500 registros, el número de registros está también limitado por los 200 mb, pero aún con esto sigue siendo una buena opción ¿Tienes más de 500 contactos? Insightly permite importar contactos en desde varios formatos de archivos incluyendo Excel o CVS.

Panel de Contactos

Organizaciones
Esta sección nos permite administrar a las empresa a manera de contactos, desde esta sección ingresamos y eliminamos empresas.

Oportunidades
En esta sección podemos ver los eventos o negocios que son consideradas oportunidades para nosotros. Desde este panel las oportunidades pueden generar eventos, tareas o pasar a proyectos o negocios ya en forma.

Proyectos
El ícono de un martillo me ha parecido el adecuado para esta sección pues en esta sección podemos ver los proyectos o negocios que actualmente están siendo atendidos, ya sea por un o más usuarios.
Los proyectos pueden ser dados de alta desde este panel o venir de oportunidades convertidas a Proyectos.

Emails
Hasta ahora todo me ha parecido muy bien hasta que llegué a este punto. El correo es algo que no ha terminado de ser bien definido en Insightly por lo menos en la versión gratuita. Para ingresar a los destinatarios es algo tardado pues es una cuadro de búsqueda, sería mejor con una lista desplegable. La solución que ofrece Insightly para enviar usando tu cuenta de correo y no esperar una hora al usar el correo desde la plataforma es copiando un código y pegarlo en el Cco de nuestra cuenta de correo o desde Insightly haciendo clic en el código que a su vez es un link. El poder enviar mails desde la plataforma se soluciona aunque realmente trabajamos el mail desde una ventana externa.

Informes
Ya ha pasado un tiempo y quieres ver de manera gráfica que ha sucedido, pues desde este panel se presentan las estadísticas de todo lo que ha sucedido. Hay varios tipos de reportes y estos pueden ser configurados hasta cierto punto.

Google Calendar
Insightly te permite sincronizar el calendario del CRM a Google Calendar, esto me parece más que bien.  :). Solo requieres adicionarlo desde URL, en otro post comentaré con más detalle como hacer esto.

¿Que me ha parecido Insightly?
Pues para ser gratuito es muy bueno, claro si solo tienes dos usuarios (Tú y tu socio), para tener un tercer usuario necesitaras una versión de pago y empezar a pagar por los tres usuarios. Realmente me parece herramienta a considerar como CRM. Insightly originalmente se encuentra en español pero se puede cambiar a Español desde la configuración. Una única pega que le veo es que si estás en un plan de pago, después no puedes regresar a gratuito, claro que con los servicios de solo tiene la opción gratuita.

Considero que si necesitas una versión de pago es porque tu empresa puede generar el ingreso para invertir en un sistema que te permita optimizar tus actividades, al final esto se puede traducir en más ganancias o menos estrés.

Ingresar a Insightly
Ya tienes una cuenta de Insightly, ahora para entrar solo tienes que ir a https://www.insightly.com/login/ y poner la cuenta de correo que pusiste al darte de alta y la contraseña para entrar.

https://www.insightly.com/login/

Sitio oficial de Insighlty 


Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.