18 de noviembre de 2015

Insightly CRM - Contactos - Parte 3



Edición de contactos
En este artículo voy a mostrarles las opciones de edición, exportación e importación de contactos.

Edición masiva de contactos
Puede ser que necesites editar mas de un contacto a las vez por lo que algunos datos de los contactos pueden ser editados de manera masiva. Para ello debes seleccionar el contacto o contactos a editar, con esto se activa los botones de opciones de edición. Vamos a ver cada uno de ellos.

Editando dos contactos al mismo tiempo
Nombre y función de los botones
A.- Seleccionar todos.
1.- Edición en masa
al hacer clic en este botón se despliega un cuadro que nos permite editar algunos datos en masa.
Algunas de las opciones de Edición en masa
2.- Administrar etiquetas
Puedes agregar etiquetas en masa.

Cuadro para agregar etiquetas masiva
3.- Agregar vínculo
Puedes agregar vínculo de manera masiva a algunos conceptos de Insightly como puede ser la empresa.

4.- Invitar a Google Hangout


Inicio de hangout con los usuarios seleccionados
5.- Agregar nota
Si deseas agregar la misma nota a los usuarios seleccionados solo tienes que hacer clic en Agregar nota e inmediatamente se activa una ventana que te permite además de agregar una nota al grupo de contactos seleccionados puedes agregar un archivo, una fecha a recordar y la posibilidad de compartir esta nota con los que tu quieres o mantenerla privada.

Cuadro para agregar notas

Haciendo clic en el ícono de bote de basura eliminamos los contactos seleccionados, haciendo clic en el ícono de sobre de correos enviamos una e-mail a los contactos seleccionados.

Exportación masiva
El botón de Mas  nos permite exportar los contactos seleccionados. Cuando hacemos clic Insightly nos envía un correo con el link de un archivo descargable.

Mensaje de que la información ha sido enviada a nuestra cuenta de correo


Mensaje del correo con el link para descargar el archivo en formato .cvs
Archivo con los datos de nuestros contactos el cual puede ser abierto en MS Office Excel o en LibreOffice, incluso en Google Drive



Exportar contactos otra opción
Si hacemos clic en la opción de Exportar contactos y notas todos los contactos se exportarán en las siguientes opciones:



Exportar contactos a un archivo CSV.- Nos permite exportar a un archivo que puede ser abierto por Excel e incluso por LibreOffice el cual es una alternativa a Microsoft Office. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Exportar contactos a Google.- Al hacer clic en esta opción la exportación se hará de manera automática. Nota: Esta opción solo la recomiendo si la cuenta de Google es nueva y no existen contactos pues al exportarse no hay manera de identificar los contactos que se acaban de subir si no es por el nombre de cada uno de ello. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Exportar notas de contacto a un archivo CSV.- En esta opción solo exportaremos en un archivo las notas de todos los contactos. En nuestro correo recibiremos un link para descargar el archivo.

Opciones para exportar contactos y notas

Importar Contactos
Ya vimos como exportar contactos, ahora vamos a ver como Importar contactos.

Hacemos clic en Importar contactos y notas y veremos la siguiente imagen

Opciones para importar a Insightly

Importar tus contactos de Gmail.- Si tienes una cuenta de correo de Gmail puedes seleccionar que contactos quieres importar a Insighlty

Algunos de los contactos para importar

Importar contactos de un archivo CSV .- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Importar contactos de un archivo de Excel .- La importación se realiza desde un archivo de Excel que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Importar contactos de Outlook.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora que previamente se exportó desde Outlook (hasta 2500 registros de un archivo)

Importar contactos de Act! 9.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora que previamente se exportó desde Act! 9 (hasta 2500 registros de un archivo)

Importar notas de contactos a partir de un archivo CSV.- La importación se realiza desde un archivo . CSV que debemos seleccionar desde nuestra computadora.

Espero te haya servido esta cápsulas de conocimiento. Nos vemos la próxima semana con la continuación del curso.

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