En esta sección veremos como desplazarse por todo el libro de Excel, tanto entre hojas como por las celdas. Aprenderemos a mostrar mas de un libro a la vez.
5.1.Desplazarse por el libro
Cambiando de hoja
Para moverse por las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro, basta con hacer clic con el ratón sobre la etiqueta de la hoja de cálculo.
Otra opción para desplazarse entre las hojas es haciendo clic en Ctrl+Re Pag para regresar a la hoja izquierda inmediata, Ctrl+ Av Pag para avanzar a la hoja derecha inmediata.
5.1.1 Desplazar las hojas con los botones de desplazamiento.
Cuando existen en un libro tantas hojas que no es posible ver todas ellas podemos mostrarlas desplazándolas mediante los botones que se encuentran en la esquina inferior derecha de la hoja. (Ver imagen)
Haciendo clic con el botón de la derecha del ratón se muestran las hojas a manera de lista. Para ir a uno solo debemos hacer clic en ella.
5.2 Trabajar con varios libros a la vez
Por defecto solo podemos ver un libro a la vez aunque tengamos mas libros abiertos. En esta sección veremos como cambiar de un libro a otro y como ver mas de un libro a la vez.
5.2.1 Cambiar de un libro a otro
Pestaña "Vista"
Para cambiar de un libro a otro solo tenemos que hacer clic en el botón de Cambiar ventanas y seleccionar el libro.
Opción cambiar ventana
5.3 Mostrar mas de una ventana a la vez.
Para poder ver todas la ventanas a un mismo tiempo hacemos clic en la opción Organizar todo de la pestaña vista.
Importante
Para deshacer la vista seleccionada solo debemos hacer doble clic sobre el nombre del libro que queremos que ocupe toda la ventana
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En este módulo conoceremos con más detalle que es un libro para Excel, que es una hoja y aprenderemos a desplazarnos por la hoja.
4.1 Que es un libro para el programa Microsoft Excel
Un libro es un archivo que contiene las de hojas de cálculo las cuales a su vez contienen las celda, filas y columnas.
La ventana de inicio
4.2 La hoja de Excel
Una hoja de Excel contiene los espacios donde se introducen los datos, estos se llaman celdas y se nombran por la letra de la columna y el número de la fila.
Al crear un nuevo libro éste contiene tres libros (se puede configurar el número de libros).
Libro con tres hojas
Las hojas se nombran como Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente.
4.2.1 Como cambiar el nombre de una hoja
Posicionamos el cursos sobre la pestaña de la hoja a la cual se le cambiará el nombre.
Hacemos clic en el botón de la derecha del ratón y seleccionamos la opción "Cambiar nombre."
Haciendo clic el botón derecho del ratón
Nota: Cuando hacemos clic con el botón derecho del ratón tenemos mas opciones que solo cambiar el nombre y son las siguientes:
Insertar.- Inserta una nueva hoja.
Eliminar.- Elimina la hoja seleccionada.
Mover o copiar.- Mueve o copia la hoja a otra parte del libro o a un nuevo libro.
Mover o copiar
Ver código.- Si el libro tiene una macro haciendo clic en esta opción podemos ver el código.
Proteger hoja.- Como su nombre lo indica nos permite proteger la hoja.
Proteger hoja
Color de etiqueta.- Podemos cambiar el color de la etiqueta, ver imagen.
Agregar color a una hoja en Excel
4.3 Inmovilizando paneles
En ocasione es necesario inmovilizar una sección de una hoja, ya sea porque necesitamos ver los títulos de una lista de datos de captura o los nombres de personas o clientes.
Podemos inmovilizar Filas, columnas o ambas al mismo tiempo.
Inmovilizar paneles
Inmovilizar fila superior.- Al seleccionar esta opción solo se inmoviliza la primera fila de arriba para abajo.
Inmovilizar primera columna.- Al seleccionar esta opción solo se inmoviliza la primera columna de izquierda a derecha.
Inmovilizar paneles .- Se inmoviliza la fila superior y columna de la izquierda de la celda activa.
Para abrir un libro existente de Excel hacemos lo siguiente:
Clic en el Botón de Office.
Clic en la opción Abrir y seguidamente navegamos hasta el libro que deseamos abrir.
Ya seleccionado el libro hacemos clic en el botón Abrir.
Abrir un libro
Explorador para abrir un libro
4.5.1 El botón de Abrir
Veremos las opciones de apertura que nos ofrece el botón de Abrir que se encuentra en la esquina inferior derecha.
Haciendo clic en el botón Abrir
Abrir.- El archivo es abierto sin ninguna restricción. Abrir como solo lectura.- Abre el archivo como de solo lectura sin poder guardar cambios. Abrir como copia.- Abre el archivo como una copia del archivo. Abrir y reparar.- Si un libro está dañado, esta opción nos permite abrirlo con la opción de intentar reparar el posible daño.
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En este módulo vamos a practicar el crear un nuevo libro e introducir datos en él. Aprenderás a crear libros protegidos con claves, éstas pueden ser de apertura, de escritura o ambas.
3.1 Iniciando Excel.
Clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007. Cuando se inicia Excel siempre se crea un libro el cual tiene como nombre Libro 1.
3.1.1 Iniciando Excel con un acceso directo
Otra manera de Iniciar Excel es haciendo clic en un acceso directo, si no está creado, en el siguiente video podrás ver como hacerlo.
Creando un acceso directo
Para habilitar el botón de acceso directo hacemos posicionamos el cursos sobre el programa y haciendo clic con el botón derecho del ratón seleccionamos la opción Enviar a Escritorio (Acceso directo). Ver video
3.2. Guardar un libro
Ahora, por primera vez necesitamos guardar el libro en el que estamos trabajando, para ello hacemos los siguiente:
Clic en el botón de guardar (ícono de disquete)
Con ello aparece la ventana de Guardar como.
En el cuadro de: Guardar en seleccionamos donde queremos guardar el archivo.
En la sección nombre del archivo escribimos un nombre
Hacemos clic en el botón Guardar.
3.2.1 Guardar un libro con clave
En Excel es posible guardar un archivo asignándole una clave, ya sea de apertura, de escritura o ambos.
Veamos primero como guardar un libro con Clave de apertura.
Clic en el botón de Guardar como (si es la primera vez hacer clic en el botón guardar)
Con ello aparece la ventana de Guardar como.
En el cuadro de: Guardar en seleccionamos donde queremos guardar el archivo.
En la sección nombre del archivo escribimos un nombre
Clic en el botón Herramientas> Opciones generales
Ahora escribimos una contraseña, ya sea de apertura o escritura, incluso ambas
Nota: En todos los casos de contraseña solicita que se confirme la clave o claves.
3.2.2. Solo de Apertura
Solo pide la clave al momento de intentar abrir el libro. Es permitido escribir en el libro.
3.2.3. Solo de escritura
No solicita clave al abrir pero para guardar debemos ingresar la clave.
3.2.4 Apertura y Escritura.
Solicita clave al momento de abrir el archivo y clave cuando tratamos de guardar el archivo.
3.2.5 Se recomienda solo lectura.
Puedes guardar un libro de tal manera que al abrirlo ofrezca al usuario la opción de abrirlo como solo lectura.
Esta opción es útil para evitar hacer cambios por accidente.
3.3. Cerrar un libro
Hacemos clic en el botón de office.
Ahora hacemos clic en el botón de Cerrar.
3.4. Cerrar Excel.
Para cerrar el programa de Excel hacemos clic en el botón de Office y seguido hacemos clic en la opción “Salir de Excel”.
El botón de office es el punto de inicio a las aplicaciones de Excel, desde él podemos crear y guardar los libros, incluso con un nombre diferente. Desde el botón de office también podemos acceder a las opciones para imprimir.
El botón de office contiene la opción para configurar Excel mediante el botón: Opciones de Excel (ver imagen).
2.1.1.- La opción "Nuevo"
Al hacer clic en la opción Nuevo, Excel despliega el cuadro de Nuevo libro. En este cuadro podemos crear un libro en blanco o podemos crearlo utilizando una plantilla. Finalmente seleccionamos la opción deseada y hacemos clic en el botón Crear.
2.1.2. El botón de Office en video.
En este vídeo veremos lo mencionado en los puntos anteriores.
2.2 El cuadro de nombre
El cuadro de nombres muestra la celda activa o el nombre que le asignemos a una celda .En los próximos capítulos veremos como asignar un nombre a una celda. La celda activa
El nombre de la celda activa se forma por la letra de la columna y por el número de la fila. En el ejemplo de la imagen la celda activa es la intersección de la columna A y la fila 1.
2.3 La barra de fórmulas
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa. Este puede ser editado desde este cuadro , ya sea un texto o una fórmula, ver video.
2.4 Filas.
Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de número, por ejemplo, Fila 1, Fila 2… etc. Ver imagen.
Excel 2007 tiene 1,048,576 filas.
2.5 Columnas.
Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna A, columna B, columna AB, etc..
Excel 2007 tiene 16,384 columnas llega hasta la columnas XFD
2.5 Rango.
Cuando nos referimos a un conjunto de celdas le llamamos rango.
A este grupo de celdas se les nombra utilizando la celda de la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha del rango de celdas, Ejemplo; (A1: B5)
2.6 Zoom.
El Zoom permite maximizar o minimizar la vista de la hoja; para aumentar la vista hacemos clic en el signo de + y para minimizarla hacemos clic en el signo -.
La herramienta de Zoom también podemos encontrarla en la pestaña Vista.
2.7 La ayuda de Microsoft Excel 2007.
La ayuda de Excel 2007 es una de las mejores que he visto; la búsqueda arroja información instalada en máquina y online (si en el momento de activar la ayuda estás conectado a internet). Para activar la ayuda hacemos clic en el botón con signo de interrogación que se encuentra en la esquina superior derecha o pulsando la tecla de función F1.
Con la ayuda de Excel podemos buscar el término que queramos, podemos imprimir la ayuda, aumentar o disminuir el tamaño de letra e incluso cambiar la manera como vemos los temas de la ayuda.
Podemos mantener siempre visible la ayuda haciendo clic en el botón de "Mantener visible"
2.7.1 Mostrar tabla de contenido
La ayuda se puede desplegar como una lista de tópicos haciendo clic en el botón de "Mostrar tabla de contenido"
Conocer cuales son las partes que componen el programa de Microsoft Office Excel 2007 y saber como iniciar el programa.
1.1 Que es Excel.
Excel 2007 es una aplicación de hoja de cálculo que se integra a Windows. En ella se combinan la capacidad de una hoja de cálculo con base de datos, presentación de gráficos y un lenguaje de programación VBA. Además contiene otras aplicaciones que lo hacen una herramienta por excelencia en el manejo de datos.
Las celdas de una hoja de cálculo pueden contener texto, valores numéricos, fechas, datos horarios así como fórmulas y funciones.
Excel tienen xlsx o xlsm (en el caso de los libros que pueden contener macros) como extensión de sus archivos.
1.2 Como iniciar Excel
Para iniciar Excel hacemos lo siguiente: Pulsamos el botón de Inicio de Windows, accedemos al grupo de programas de Microsoft Office y seguido hacemos clic en carpeta Microsoft Office Excel 2007 iniciando con ésto el programa.
Otra manera de acceder a Excel es haciendo clic en el acceso directo que se encuentra en la pantalla (Solo si está habilitado)
1.3 La pantalla de Excel
En la gráfica podemos ver algunas de las herramientas que presenta Excel cuando se inicia.
1) Botón de Office, en esta parte podemos crear, abrir y guardar libros.
2) Barra de herramientas de acceso rápido, clic para acceder a comando de una manera rápida, se pueden agregar y quitar comandos. 3) Fichas, Clic para acceder a las herramientas y comandos. 4)Cuadro de diálogos, clic para acceder al cuadro de diálogos o panel de tareas. 5) Ventana del libro de trabajo, en esta sección podemos ingresar los datos. 6)Barra de estado.- Despliega información acerca del estatus de activación del libro. 7)Cinta de opciones, contiene comandos, herramientas y grupos por categorías. 8) Comandos.- es una aplicación que se ejecuta al hacer clic en el botón de dicho comando. 9) Diseño de página.-, Permite ver el libro de trabajo desde diferentes vistas. 10)Zoom, Permite aumentar o disminuir el tamaño de vista del libro de trabajo.
Introducción
Tal vez no es frecuente pero en ocasiones es necesario ver una parte de una hoja mientras trabajamos en otra hoja, para ello Excel no da una herramienta con el ícono de una cámara fotográfica que puede hacer esto. El ícono de cámara fotográfica
Esta herramienta nos permite tomar la foto de una sección de una hoja de Excel y colocar la imagen obtenida en otra parte de la hoja de cálculo.
La imagen obtenida es muy dinámica, todos los cambios que se realicen en los datos originales se verán reflejados en la imagen tomada con la cámara.
Habilitando la herramienta
El ícono de la cámara no se encuentra instalada por lo que hay que habilitarla. Para ello hacemos lo siguiente:
Hacemos clic en el ícono de inicio / Botón "Opciones de Excel" / Personalizar Comandos que no están en la cinta de opciones y hacemos clic sobre la imagen de la cámara.
Con la opción de cámara seleccionada hacemos clic en el botón "Agregar;"
Ahora ya tenemos la opción cámara habilitada en la Barra de herramientas de acceso rápido"
Utilizando la herramienta
Tenemos una hoja con una tabla de unidades, precio e ingresos. Seleccionamos las columnas de productos y unidades y hacemos clic en el ícono cámara. Seguido podemos ver que el puntero cambia a una cruz y el rango seleccionado se ver rodeado de lineas discontinuas.
Ahora con el puntero en forma de cruz seleccionamos la sección donde queremos colocar la fotografía tomada.
Si hacemos algún cambio en la información fuente este se verá reflejado en la imagen tomada.
Como colorear una celda en función a otras celdas
El Formato condicional es como su nombre dice, poner formato a una celda en función a una condición de dicha celda u otra celda o celdas (que es este el caso).
Manos a la obra
Tenemos una lista de precios de 4 empresas y 12 productos. Queremos que Excel 2007 compare entre las cuatro empresas el precio de cada producto y pinte el fondo de la celda
con un color azul, el valor máximo del precio del producto en cuestión .
Para ello hacemos lo siguiente, seleccionamos el rango B3:E14, seguido pulsamos el botón de formato condicional que se encuentra en la pestaña de Inicio en el grupo Estilos -con ésto se despliegan las opciones-. Hacemos clic en la opción Nueva regla.
Ahora tenemos el cuadro de "Editar regla de formato". Hacemos clic en la opción "Utilice una fómula que determine las celdas para aplicar un formato." Colocamos el cursor en el cuadro de fórmulas y escribimos la siguiente fórmula: =B3=MAX($B3:$D3).
Explicando la fórmula
La fórmula se lee de la siguiente manera: La celda B3 es igual al valor máximo del rango B3:D3, si esta afirmación es verdadera se aplica el formato..
El signo de = es necesario cuando se construye una fórmula. Seleccionamos la celda B3 por ser la primera celda del rango y sin el signo $ de fijar filas y columnas, con ésto, Excel entiende que la fórmula se debe aplicar a cada una de las celdas del rango. En el caso de la parte $B3:$D3 Excel entiende que el formato condicional no se aplica fuera de las columnas B y D, pero si puede aplicarse a diferentes filas, que es lo que queremos.
El resultado
Espero haberte ayudado, no dejes de poner tu opinión y sugerencias.
Para poder ver todas la ventanas a un mismo tiempo hacemos clic en la opción Organizar todo de la pestaña vista.
