31 de agosto de 2014

Como validar el ingreso de datos en una hoja de Excel

Validación de datos - Caso práctico

Que es la validación de datos
La validación de datos es una herramienta de Excel que nos permite aplicar restricciones o criterios a los datos a capturar en una celda.

Validación es parte del grupo "Herramienta de datos" que se encuentra en la pestaña DATOS.



Es útil para evitar que los usuarios capturen datos incorrectos mediante el bloqueo de la celda a dichos datos o mediante anuncios.

La Herramienta, "Validación de Datos"
La herramienta contiene tres pestañas, Configuración, Mensaje de entrada y la pestaña de Mensaje de error.

Pestaña Configuración

Aquí seleccionamos el tipo de validación mediante el botón desplegable de Permitir.
Los tipos de validación son: Entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto, Personalizada.

Aquí Puedes ver una explicación más amplia de como aplicar Validación de datos Personalizada

Pestaña: Mensaje de entrada

Al habilitar esta opción se despliega un mensaje al seleccionar la celda con la validación. La pestaña contiene los cuadros de texto para el título y cuerpo del mensaje..

Pestaña: Mensaje de error

En esta pestaña configuramos el mensaje de error que se despliega cuando el usuario intenta ingresar el dato y éste es incorrecto. Con la opción de Estilo podemos establecer el nivel de permiso habiendo 3 tipos de Estilos:
Detener: No permite ingresar el dato
Advertencia: Excel advierte al usuario que la información es incorrecta y le da la opción de continuar o cancelar el ingreso del dato.
Información: Excel despliega el mensaje de error y da la opción de aceptar o cancelar el ingreso.

Prácticamente, la única opción que bloquea el ingreso de los datos es Detener 

Ejemplos
Aquí te presento algunos ejemplo de cómo utilizar la validación de datos. Podrás consultar como se resuelve descargando el archivo en Excel

Clic para Descargar Archivo

Producto A: Son refacciones y no pueden ser más de 25
Producto B: Es cera de abeja por lo que pueden ser decimales
Producto C: De este producto siempre se mantiene un stock en entre 100 y 500 kilos

Caso 1: El horario permitido es de 7:00 a 14:00 horas
Caso 2: La salida del personal es de 8:00pm en adelante
Caso 3: El RFC de los clientes. Persona física es de 13 dígitos y Persona Moral es 12 dígitos


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