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25 de enero de 2017

Utilizar BUSCARV en otro archivo de Google Drive

Es común que utilices la función de BUSCAR o BUSCARV en Excel como en Google Drive en el mismo archivo que estás trabajando. Ahora, si los datos que necesitas traer están en otro archivo y este está en Google Drive ¿Que harías al respecto?. Quiero aclarar que los archivos utilizados en la práctica son Hojas de Cálculo de Google Drive.

Para ello vamos hacer uso de la función IMPORTRANGE la cual importa un intervalo de celdas de una hoja de cálculo específica utilizando el url de dicha hoja.

Veamos un ejemplo
Hay un archivo llamado "Lista Empleados" que tiene la base de datos de los empleados de una obra. Existe otro archivo "llamado "Reporte" que toma los datos del archivo Lista Empleados.

Solución
1.- En el archivo Reporte tenemos dos hojas, una llamada Empleados y otras llamada ID Empleados. 2.-  Haz clic en la hoja ID Empleados y selecciona la celda B2.
3 .- Escribir en esta celda la Función de abajo. Puedes ver que hay que copiar la url* del archivo fuente y utilizarlo en la función de abajo. 
 =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:A")

Opcional: Puedes Utilizar solo 11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4 

*El acceso al archivo Empleados es libre, puedes practicar con él. 

Sintaxis
=IMPORTRANGE(clave_hoja_cálculo; cadena_intervalo)


  • clave_hoja_cálculo: URL de la hoja de datos de la que se van a importar los datos.
  • cadena_intervalo: cadena con el formato "[nombre_hoja!]intervalo" (p. ej., "Empleados!A:A" o "A2:A15"), que indica el intervalo que se debe importar.
  • El valor de cadena_intervalo debe ir entre comillas o ser una referencia a una celda que contenga el texto adecuado.
  • Con esto tenemos la lista de ID de cada empleado para utilizarla en una lista desplegable en la hoja Reporte del mismo archivo.
Nota importante.- La primera vez que use la función IMPORTRANGE arroja Error, lo que pasa es que hay que autorizar el acceso al archivo de la fuente de los datos. Ver imagen



4.- Selecciona la hoja Forma y selecciona el rango B3:B15.
5.- Haz clic en la pestaña Datos > Validación de datos y escribe el rango 'ID Empleados'!B:B en el cuadro de criterio. Haz clic en Aceptar. Ver imagen

Validación de datos - Lista
Aquí pueden ver el resultado del trabajo, en este caso utilicé la Validación de datos


En la celda C3 utiliza de nuevo la función IMPORTRANGE pero ahora utilizando la función BUSCARV. Se utiliza la misma función tanto en la columna C como en la columna D

Columna C
=BUSCARV($B3,IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:C")),2,0)

Columna D
=BUSCARV($B3,IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:C")),3,0)


Puedes consultar la ayuda oficial de Google Aquí

- Gracias por Leerme - Espero tus comentarios - Si gustas contactarme estos en Facebook, en Twitter y en Google + Que tengas un excelente día.

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