Buscar datos con más de una variable - función BUSCARV

Usando la función BUSCARV cuando tenemos más de una variable a buscar 

La consigna
En esta ocasión tengo una lista de datos con las ventas totales de tres sucursales, la lista contiene  el Id del Producto, Nombre de la Sucursal y la Venta neta. En la celda H3 necesito poner las ventas cuando el Id del producto es el que tiene la celda F3 y la sucursal es la que tengo en la celda G3 (estos datos pueden ser cambiados).

"Ver mi artículo: "

Como utilizar la función BUSCARV

Como buscar un dato cuando se tienen que cumplir dos condiciones, en este caso el Id del Producto y el nombre de la Sucursal.

La solución utilizando BUSCARV
Una de las soluciones es crear una columna donde se una el Id del producto y la sucursal. La razón es la siguiente; teniendo en cuenta que el reporte es el neto total de ventas solo podemos tener una vez el producto por sucursal (IdSucursal) por lo que creamos la columna quedando de la siguiente manera, ver imagen.

En tan solo unimos la celda con el Id del producto y la Sucursal quedando =IdSucursal&Sucursal, ver la fórmula en el cuadro de fórmula de la imagen =C3&D3

Ahora buscamos el dato con BUSCARV
Utilizando la función BUSCARV construimos la función =BUSCARV((G3&H3),B3:E14,4,FALSO) donde buscamos la unión de las celdas G3 y H3 en la Matriz B3:E14 y pedimos que nos devuelva la columna 4. ponemos falso porque queremos que nos de un resultado solo si encuentra el dato.

Puedes verificar si la función es correcta comparando el resultado con la imagen de arriba.

En este artículo se utilizaron solo 12 lineas, pero que tal si tienes más de 20 mil filas. Otra solución puede ser filtrando los datos. En Excel hay mas de una solución.

Nota importante: Para poder tener una nueva columna como un dato único es que las parejas nunca se puedan repetir, en el ejemplo que presento es el resumen de los datos por lo tanto la pareja de Id y Sucursal solo aparecen una vez. Alguna duda o comentario favor de compartirlo en este blog.

Puedes enviarme tus dudas e impresiones para mejorar este blog. Saludos.

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Utilizar BUSCARV en otro archivo de Google Drive

Es común que utilices la función de BUSCAR o BUSCARV en Excel como en Google Drive en el mismo archivo que estás trabajando. Ahora, si los datos que necesitas traer están en otro archivo y este está en Google Drive ¿Que harías al respecto?. Quiero aclarar que los archivos utilizados en la práctica son Hojas de Cálculo de Google Drive.

Para ello vamos hacer uso de la función IMPORTRANGE la cual importa un intervalo de celdas de una hoja de cálculo específica utilizando el url de dicha hoja.

Veamos un ejemplo
Hay un archivo llamado "Lista Empleados" que tiene la base de datos de los empleados de una obra. Existe otro archivo "llamado "Reporte" que toma los datos del archivo Lista Empleados.

Solución

1.- En el archivo Reporte tenemos dos hojas, una llamada Empleados y otras llamada ID Empleados. 2.-  Haz clic en la hoja ID Empleados y selecciona la celda B2.
3 .- Escribir en esta celda la Función de abajo. Puedes ver que hay que copiar la url* del archivo fuente y utilizarlo en la función de abajo. 

 =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:A")

Opcional: Puedes Utilizar solo 11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4 

*El acceso al archivo Empleados es libre, puedes practicar con él. 

Sintaxis =IMPORTRANGE(clave_hoja_cálculo; cadena_intervalo) Ver el artículo "Como utilizar la función IMPORTRANGE" clave_hoja_cálculo: URL de la hoja de datos de la que se van a importar los datos. cadena_intervalo: cadena con el formato "[nombre_hoja!]intervalo" (p. ej., "Empleados!A:A" o "A2:A15"), que indica el intervalo que se debe importar. El valor de cadena_intervalo debe ir entre comillas o ser una referencia a una celda que contenga el texto adecuado. Con esto tenemos la lista de ID de cada empleado para utilizarla en una lista desplegable en la hoja Reporte del mismo archivo. Nota importante.- La primera vez que use la función IMPORTRANGE arroja Error, lo que pasa es que hay que autorizar el acceso al archivo de la fuente de los datos. Ver imagen

4.- Selecciona la hoja Forma y selecciona el rango B3:B15.
5.- Haz clic en la pestaña Datos > Validación de datos y escribe el rango 'ID Empleados'!B:B en el cuadro de criterio. Haz clic en Aceptar. Ver imagen

Validación de datos - Lista

Aquí pueden ver el resultado del trabajo, en este caso utilicé la Validación de datos

En la celda C3 utiliza de nuevo la función IMPORTRANGE pero ahora utilizando la función BUSCARV. Se utiliza la misma función tanto en la columna C como en la columna D

Columna C
=BUSCARV($B3,IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:C"),2,0)

Columna D
=BUSCARV($B3,IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0","Empleados!A:C"),3,0)


Puedes consultar la ayuda oficial de Google Aquí

- Gracias por Leerme - Espero tus comentarios - Si gustas contactarme estos en Facebook, en Twitter y en Google + Que tengas un excelente día.

Las Funciones BUSCAR( ) y BUSCARV( )

BUSCAR (valor buscado, vector de comparación, vector resultado)
Devuelve un valor del vector resultado (una columna del rango) que se corresponden en posición al valor buscado dentro del vector de comparación, que debe ser del mismo tamaño.



BUSCARV (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)
Encuentra el valor buscado dentro de una vector de comparación (serie de columnas) y devuelve el valor que se encuentra en la celda que se muestra en el indicador de columna. Ordenado, es una indicación de que la primera columna de la matriz esta ordenada.


Nota: Si queremos que la fórmula nos devuelva un dato exacto en vez del más cercano, debemos de agregarle a la fórmula el criterio de “falso” al final de ésta, obligando a la misma a hallar el dato real y no una aproximación.

BUSCARH (valor buscado, matriz de comparación, indicador fila, ordenado)
Encuentra el valor buscado dentro de una matriz de comparación (serie de filas) y devuelve el valor que se encuentra en la celda que se indica en el indicador de fila. Ordenado, es una indicación de que la primera fila de la matriz esta ordenada.

COINCIDIR (Valor a buscar, Matriz, Tipo de coincidencia)
Devuelve la posición relativa de un elemento que coincide con un valor determinado en una matriz.



Los tipos de coincidencias pueden ser:


1. 1, devuelve el valor igual o menor más cercano al valor buscado cuando no encuentra el exacto. Para que esta fórmula funcione es necesario que la matriz esté ordenada.
2. 0, devuelve el primer valor exacto buscado.
3. -1, devuelve el valor igual o mayor más cercano al valor buscado cuando no encuentra el exacto, para que esta fórmula funcione es necesario que la matriz esté ordenada. Cuando este valor se omite por defecto es 0

Descargar Videos
BUSCAR( )
BUSCARV( )
BUSCAR.SI( )

Buscar un Texto dentro de otro Texto

Problema a solucionar

Un usuario tiene un archivo con las siguientes tres columnas.

Descargar archivo en Excel en el siguiente link....

Se desea saber si el texto en la columna Nombre 2 se encuentra en la columna Nombre 1. Si se encuentra poner 1 en al columna  Resultado, en su defecto poner 0.

Funciones utilizadas en este ejemplo
SI, TIPO, BUSCARV y Asteríscos como comodines *

Cómo utilizar la función lógica SI

Explicando la función en la celda C2

=SI(TIPO(BUSCARV("*"&B2&"*",A2,1,FALSO))<>16,1,0)

1. Necesitamos buscar la cadena de texto de la columna Nombre 2  en la columna Nombre 1, pero en ocasiones la cadena de caracteres de la columna Nombre 1 tiene caracteres adicionales.
2. Para poner hacer la comparación utilizamos asteriscos. Estos sirven como comodines y reemplazan cualquier caracter que se encuentre antes de de cualquier cadena y después de esta. Para poder unirlos a los valores de la celda B2 utilizamos los signos & "*"&B2&"*"
3. La matriz de búsqueda solo será de una fila y una columna A2.
4. Necesitamos el valor de la columna 1
5.  FALSO, este argumento obliga a excel a buscar considencia exacta, si no la encuentra poner #N/D (para excel #N/D es considerado un error)
6. Toda la función BUSCARV la anidamos en la función TIPO. TIPO devuelve el tipo de valor resultado. El valor devuelto se convierte en parte de la prueba lógica de SI la cual hace el siguiente análisis; "si el valor devuelto es diferente a un error (Tipo 16 es un error) entonces la función devuelve 1, en su defecto devuelve 0".
7. Ahora solo resta copiar la fórmula en las demás celdas hacia abajo.

Gracias por visitar mi blog de Excel. ¿Necesitas un Curso de Excel? Mándame un mensaje o correo.

Tipos de Errores en Excel 2010

Errores en Fórmulas de Excel

En ocasiones escribimos una fórmula y ésta nos da error.

Veamos cada uno de los Errores que podemos tener en Excel y en algún caso como solucionarlo.

#DIV/0! Nos indica que se ha divido entre cero y en Excel esto es un Error,

Solución

Una solución es utilizar la Función Lógica =SI de la siguiente manera, ver imagen y la función utilizada. =SI(D3=0,0,C3/D3) Primero analiza si el denominador es cero, de ser así la función pone cero, sino, pone la fórmula.

¿Que como salieron las flechas? Ver aquí

#¿NOMBRE? Excel nos indica que el nombre de la función no existe o que una celda con nombre ya no existe.

Cuando se utiliza mal el nombre de la función o ésta no existe, en el ejemplo la función MULTIPLICA no existe.

Cuando en la fórmula se utilizó una celda con nombre y después éste nombre se elimina, en el ejemplo la celda C14 se nombró como Dato1 y luego éste nombre se borró.

#N/A Este error es común encontrarlo cuando se utiliza la funciones de búsqueda (BUSCAR, BUSCARV, etc...) En pocas palabras el dato a buscar no se encontró #N/A

#¡NULO! Este error aparece cuando queremos utilizar un rango en una función pero olvidamos poner los puntos dobles (:) que significa que es un rango. Ejemplo: C3 D3 debe ser C3:D3

#NUM! Se han utilizado valores numéricos no válidos o bien puedes ser un número muy pequeño o muy grande que Excel no pueda presentarlo. Ejemplo 1234466687878980000 elevado a la potencia 1232432546575.

#¡REF! Cuando vemos este error quiere decir que la función utiliza ahora una celda que en algún momento se eliminó. En nuestro ejemplo hicimos una multiplicación del Dato1 y el Dato2 y luego eliminamos la columna D que contenía el Dato2. Sucede al eliminar filas o columnas no cuando solo borramos el dato.

#¡VALOR! Ocurre cuando se hace referencia a celdas no válidas por ejemplo utilizar texto con fechas o números en pocas palabras utilizar "Peras con Manzanas" En el ejemplo tratamos de multiplicar el texto "Sueldo" por el valor 34

Descarga aquí el archivo en Excel para practicar

¿Y la referencia circular donde queda? 

Pues eso es tema para otro artículo, nos vemos.

Si te ha gustado el artículo compártelo con los demás, haciendo clic en las herramientas de redes sociales del blog.

Como utilizar IMPORTRANGE en Google Drive

IMPORTRANGE
Permite importar datos de otros archivos de hoja de cálculo de Google Drive, o del mismo archivo. Esta función también puede ser utilizada de manera anidad como parte de otra función, ver Como utilizar BUSCARV en otro archivo de Google Drive

Sintaxis*
=IMPORTRANGE(clave_hoja_cálculo; cadena_intervalo)

Ejemplo 1
Importamos los datos del rango A2:A15 de la hoja Empleados.

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0", "Empleados!A2:A15")

Clic para agrandar la imagen

Ejemplo 2
Importamos los datos del rango A2:C15 de la hoja Empleados

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0", "Empleados!A2:C15")

Clic para agrandar la imagen

Ejemplo 3
Importamos los datos del rango A2:C15 de la primera hoja del archivo fuente (de izquierda a derecha). La imagen sería igual que en el Ejemplo 2 pero ignoramos el nombre de la primera hoja pues en la cadena_intervalo solo usamos en rango a importar.

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/11bokH9MuxD0ryw3pNSSY42qyVHKntAo4n-xZysPFef4/edit#gid=0", "A2:C15")

-

2) IMPORTRANGE(B1,B2)
En este caso clave_hoja_cálculo y cadena_intervalo son referencias en la misma hoja en la cual se van a depositar los datos importados.

En el ejemplo son las celdas B1, B2

Clic para agrandar la imagen

* Fuente: https://support.google.com/docs/answer/3093340

- Gracias por Leerme - Espero tus comentarios - Si gustas contactarme estos en Facebook, en Twitter y en Google + Que tengas un excelente día.