LibreOffice una alternativa a Microsoft Office

LibreOffice

LibreOffice es una Suite Ofimática Multiplataforma de aplicaciones de oficina alternativa a Microsoft Office que es gratuita. Puede instalarse en Windows y Linux. Actualmente está en desarrollo la versión 5 pero puedes descargarte la versión 4.4.5 que es considerada estable. Una de las ventajas desde el punto de vista económico de LibreOffice es que es gratuita, puedes descargar la última versión estable o incluso en desarrollo y utilizarla en tu empresa o escuela.

Sitio oficial de LibreOffice en español | LibreOffice

Descarga la ultima versión estable de LibreOffice

Que aplicaciones incluye LibreOffice

Hoja de Cálculo

LibreOffice Calc.- Excel es una las hojas de cálculo más usadas del mundo y para ello en LibreOffice existe Calc, una hoja de cálculo mus semejante a Excel. Con Calc puedes crear archivos en el formato nativo ODS (Open Document) o en formato de Excel (.xlsx) pudiendo exportar a formato PDF y otros formatos. Su interfaz es muy parecida a Excel en su versión 2003 aunque a estas fechas se comenta que la fundación que desarrolla LibreOffice está trabajando en rediseñar la interfaz.

LibreOffice Calc Pantalla Principal en Windows 8

Ver curso de LibreOffice Calc en Mérida Yucatán 


Documento de Texto

LibreOffice Write.- LibreOffice Write es la aplicación de editor de texto de LibreOfice,
si eres usuario de Words de MS Office entonces esta es una buena alternativa gratuita a Words. Tiene las mayoría de las herramientas de MS Words y puedes crear archivos tanto en el formato nativo ODT como en formato de Words y trabajar en ellos, lo cual te permite seguir utilizando tus archivos originales sin necesidad de cambiar de formato. Te permite exporta a PDF y otros formato de texto.

LibreOffice Write Pantalla Principal en Windows 8

Presentación

LibreOffice Impres .- Si necesitar hacer presentaciones con LibreOffice no te faltará nada pues esta suite libre y gratuita tiene una aplicación para hacer presentaciones a manera de MS PowerPoint. Te permite generar sus propios archivos en formato nativo ODP o en formato .ppt . LibreOffice Impres puede exportar tanto a PDF como a formato en SWF de Flash.

LibreOffice Impres, trabajando en una presentación en Windows 8

Base de datos

Base es una interfaz de base datos para escritorio a manera de MS Access. Base puede acceder a bases de datos MySQL/MariaDB, Adabas D, MS Access y PostgreSQL. Soporta los controladores JDBC y ODBC que permite conectar practicamente a cualquier motor de bases de datos. Su formato nativo es .ODB

Pantalla Principal de LibreOffice Base en Windows 8

Dibujo

LibreOffice Draw.- Esta aplicación de LibreOffice te permite hacer diagramas de flujo y editar imágenes de gráficos vectoriales (SVG). El formato nativo de LibreOffice Draw es ODG también es una formato libre y abierto. Se puede exportar a PDF desde la aplicación.

La pantalla principal de LibreOffice Draw en Windows 8

LibreOffice Math.- LibreOffice Math es un editor de ecuaciones matemáticas y científicas de MS Excel. Math utiliza el lenguaje de marcado XML por lo que las ecuaciones pueden ser incluidas como objetos OLE en las otras aplicaciones como son Write, Calc, Impress, etc..

Ver artículo y video de como utilizar el editor de ecuaciones de MS Excel

Apreciación Personal

Aunque he utilizado Microsoft Office en la mayoría de mis proyectos LibreOffice es una muy buena opción pues su editor de texto como su hoja de cálculo son de una gran calidad. Durante el tiempo que utilicé LibreOffice no sentí que necesitaba Excel o Words el paso de MS a LibreOffice fue con una curva de aprendizaje muy pequeña. Si estás por iniciar un proyecto o ya tienes una empresa y necesitas una Suite Ofimática de calidad LibreOffice puede ser para tí.

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Insightly CRM - Tareas

En esta ocasión veremos la sección de Tareas, en el artículo anterior hablé de la Pantalla de Inicio y de como desde esta sección puedes agregar una nueva tarea y filtrar que tareas de ha realizado.

Ver el capítulo anterior "La Pantalla de Inicio de Insightly" aquí

Pero bueno, vamos a ver la pantalla de Tareas

Pantalla principal "Tareas"

Agregar una Tarea

Nueva Tarea

Al hacer clic en el botón de Nueva tarea Insightly nos lleva a dicha sección donde veremos las opciones para crear una nueva tarea, la cual se podrá ver tanto en Tareas como en Inicio y lo más reciente.

Sección de "Detalles de Tarea"

Nombre de la tarea.- Toda tarea tiene que tener un nombre que cuando se vea rápidamente nos de una idea de que se trata la tarea.
Asignado a.- La tarea puede ser asignada al que la crea o podemos seleccionar alguno de los usuarios del sistema.
Categoría.- En la siguiente imagen podemos ver la categorías que poder de inicio trae el sistema, cabe mencionar que podemos editar las Categorías existentes o agregar nuevas, esto lo veremos en la sección de Configuración del sistema

Categorías

Fecha de finalización.- ¿Cuando termina dicha tarea?

Fecha de inicio.- Puede ser que la tarea no inicie en el momento que lo creamos, por ello podemos designar una fecha para inicio de la tarea
Recordatorio.-  Podemos establecer una fecha y hora para que Insighly no recuerde hacer la tarea.
Progreso.- El botón es deslizable para establecer el grado de avance de la tarea mostrado en porcentajes.
Prioridad.- Todo es importante, no todo es urgente, establece el grado de prioridad en 3 niveles. Alta prioridad, Prioridad media, Baja prioridad.
Estado.- El estado de la tarea puede ser: No iniciada, En curso, Finalizada, Aplazada, En espera. El estado puede ser cambiado según se vaya realizando.

¿Que relación tiene la tarea con otros usuarios, proyectos y oportunidades

Relaciones de la Tarea

Relacionada con.- En esta sección podemos escribir el nombre de una Oportunidad o de un Proyecto existente. Es importante mencionar que para escribir la relación debemos saber el título de dicha oportunidad o por lo menos parte del nombre.

Vínculos.- Tal vez podría parecer que en este cuadro solo podemos establecer vinculo con otros eventos que no son Oportunidades o Proyectos, esto no es así, realmente podemos establecer un vínculo con cualquier otro evento.

Visibilidad.- ¿Que accesibilidad queremos para esta tarea? Pública o Privada, todo el mundo o solo nosotros (y el administrador).

Y la tarea es la siguiente

En descripción solo resta poner cual es la tarea a realizar, finalmente hacemos clic en el botón rojo de guardar.

Ver el siguiente tema | Contactos parte 1

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Insightly CRM - Inicio

Curso introductorio a Insightly
Parte 1.- La pantalla de Inicio

Leer reseña de Insightly y las versiones que maneja Aquí:

Cuando ingresamos a Insightly lo primero que vemos es la sección de Inicio donde podemos ver toda la Actividad Reciente ordenado cronológicamente por defecto. Esto te permite ver de manera general el flujo de trabajo de tu empresa.

Secciones

Accesos rápidos a: Actualizar la cuenta, Crear una nueva actividad (+), Cuadro de búsqueda, Lo más reciente, Calendario, notificaciones, Usuario y configuración.

Accesos rápido para agregar una nueva actividad

Agregar nuevo elemento
Podemos decir que este botón es un acceso directo. Si decides usar Insightly seguro que este botón será uno de tus preferidos.

Elementos recientes

Elementos recientes
¿Que se ha hecho recientemente?
En la imagen podemos ver que de primero está una oportunidad , luego el alta de un contacto y luego de un usuario, luego está el alta de una empresa (icono de edificio) y por último hay una tarea.

Calendario

El Calendario es una de las herramientas más útiles en cualquier aplicación. Podemos ver nuestros elementos y la de mis usuarios. 

La configuración del Sistema

Configuración
En esta sección tenemos la ayuda online de Insightly, las novedades que ofrece la empresa, Teclas rápidas de la aplicación, la configuración del usuario que no es lo mismo que la del sistema pues en el primero puedes cambiar la hora si un usuario tiene una hora diferente a la que tiene el sistema.

Tema de color si deseas cambiar el color de la aplicación.

Configuración del sistema, aquí podemos cambiar el lenguaje y el horario entre otras opciones de configuración.

Cuenta y facturación, si deseas ampliar tu cuenta y consultar tu facturación.

En la parte superior Inicio cuenta con un cuadro de búsqueda y con botones de filtrado por Tipo de actividad y por  Usuario.

Esta parte es una introducción al sistema para conocer Insightly, en el próximo artículo de este curso hablaré de las tareas. Todos sus comentarios son bienvenidos.

Ver el siguiente tema | Insightly Tareas

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Insightly CRM para Emprendedores

Insightly CRM

Mantener una buena comunicación con clientes, proveedores y con tu equipo de trabajo es primordial. También necesitas llevar un seguimiento de oportunidades de negocios de clientes, de contactos, de empresas, de proyectos y de las personas que incluye dicho proyecto.

Tomando en consideración lo antes mencionados es posible que necesites una herramienta que te permita hacer todas estas labores, un CRM (Customer Relationship Management) o también llamados Gestión de Relaciones con el Cliente (GRC) puede ser una buena opción.

Esta semana he estado probando la versión Gratuita de Insightly que te permite tener 2 usuarios, uno el administrador, si requieres más usuarios puedes actualizarlo a alguna de las versiones de pago.

Sitio de Insightly | https://www.insightly.com/

Ver artículo | "La Pantalla de Inicio de Insightly"

Versiones de Insightly

Precios y Planes que ofrece Insightly

Insightly en su versión básica para dos usuario ofrece las siguientes herramientas:

Inicio 
Con el nombre se dice todo, desde esta parte de Insightly puedes ver lo último que se ha hecho, las tareas y eventos que están vigentes así como todos los vencidos, si deseas filtrar solo los vigentes o por usuario también lo puedes hacer. También puedes hacer una búsqueda como si se tratara de un sitio web.

Pantalla de Inicio, desde aquí te veo.

Tareas.-  ¿Que se ha echo hasta ahora? La manera de presentar las tareas es similar a Google Calendar que es un calendario y aplicación de recordatorio MUY BUENO que suelo usar. Desde aquí puedes acceder a cada una de las tareas que tienes pendientes y en el caso de ser el administrador puedes ver todas las tareas de los usuario. También hay la opción de filtrado por Categoría o tipo y por Vista que es el estatus de la tarea.

Vamos a ver que tenemos que hacer y que hay pendiente

Contactos
En la versión gratuita Insightly nos permite 2 usuario y hasta  2,500 registros, el número de registros está también limitado por los 200 mb, pero aún con esto sigue siendo una buena opción ¿Tienes más de 500 contactos? Insightly permite importar contactos en desde varios formatos de archivos incluyendo Excel o CVS.

Panel de Contactos

Organizaciones
Esta sección nos permite administrar a las empresa a manera de contactos, desde esta sección ingresamos y eliminamos empresas.

Oportunidades
En esta sección podemos ver los eventos o negocios que son consideradas oportunidades para nosotros. Desde este panel las oportunidades pueden generar eventos, tareas o pasar a proyectos o negocios ya en forma.

Proyectos
El ícono de un martillo me ha parecido el adecuado para esta sección pues en esta sección podemos ver los proyectos o negocios que actualmente están siendo atendidos, ya sea por un o más usuarios.
Los proyectos pueden ser dados de alta desde este panel o venir de oportunidades convertidas a Proyectos.

Emails
Hasta ahora todo me ha parecido muy bien hasta que llegué a este punto. El correo es algo que no ha terminado de ser bien definido en Insightly por lo menos en la versión gratuita. Para ingresar a los destinatarios es algo tardado pues es una cuadro de búsqueda, sería mejor con una lista desplegable. La solución que ofrece Insightly para enviar usando tu cuenta de correo y no esperar una hora al usar el correo desde la plataforma es copiando un código y pegarlo en el Cco de nuestra cuenta de correo o desde Insightly haciendo clic en el código que a su vez es un link. El poder enviar mails desde la plataforma se soluciona aunque realmente trabajamos el mail desde una ventana externa.

Informes
Ya ha pasado un tiempo y quieres ver de manera gráfica que ha sucedido, pues desde este panel se presentan las estadísticas de todo lo que ha sucedido. Hay varios tipos de reportes y estos pueden ser configurados hasta cierto punto.

Google Calendar
Insightly te permite sincronizar el calendario del CRM a Google Calendar, esto me parece más que bien.  :). Solo requieres adicionarlo desde URL, en otro post comentaré con más detalle como hacer esto.

¿Que me ha parecido Insightly?
Pues para ser gratuito es muy bueno, claro si solo tienes dos usuarios (Tú y tu socio), para tener un tercer usuario necesitaras una versión de pago y empezar a pagar por los tres usuarios. Realmente me parece herramienta a considerar como CRM. Insightly originalmente se encuentra en español pero se puede cambiar a Español desde la configuración. Una única pega que le veo es que si estás en un plan de pago, después no puedes regresar a gratuito, claro que con los servicios de solo tiene la opción gratuita.

Considero que si necesitas una versión de pago es porque tu empresa puede generar el ingreso para invertir en un sistema que te permita optimizar tus actividades, al final esto se puede traducir en más ganancias o menos estrés.

Ingresar a Insightly
Ya tienes una cuenta de Insightly, ahora para entrar solo tienes que ir a https://www.insightly.com/login/ y poner la cuenta de correo que pusiste al darte de alta y la contraseña para entrar.

https://www.insightly.com/login/

Sitio oficial de Insighlty 


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El valor más cercano a Cero

¿Cual es el número más cercano a cero?

Navegando por un foro donde suelo dar apoyo en dudas sobre Excel encontré la siguiente duda.

Tengo una columna, con números, Ejem de (-20, a 20), necesito saber cuál de ellos, es el que está más cercano a CERO. Pero utilizando una lógica de posición. Por ejemplo, si en la lista encuentra un número -20 y un número -1, lógicamente el 20 es el número más "pequeño", pero el número que por ubicación más se acerca a CERO, en realidad es el 1. De antemano gracias por los aportes.

Entiendo que de toda una lista de datos negativos y positivos la pregunta es: ¿Cual está más cercano a cero?

Respuesta 
La respuesta es utilizar la función {=MIN(ABS(B5:G5))}

La fórmula es ingresada como fórmula matricial

Para que la función pueda dar una respuesta correcta debe ser ingresada como una fórmula matricial, para ello después de escribir correctamente la fórmula (sin las llaves {}) presionas las teclas Ctrl+Shift+Enter y listo. 

Lo que estamos pidiendo con esta fórmula es que Excel convierta todo el rango o matriz en valores absolutos y después que nos arroje el menor en esencia éste será el más cercano a cero, ya sea porque es un negativo pequeño o un positivo igual pequeño.

Con F2 podemos ver la función

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Zimbra Desktop, una opción a Microsoft Outlook

Me acuerdo cuando en los 90's Outlook era todo lo que conocía como correo electrónico y Hotmail desde internet.
Ahora solo utilizo mi correo en la nube, para ser preciso Gmail desde el navegador Google Chrome.

En esta ocasión les voy a hablar de una aplicación de escritorio para correo electrónico de código libre (Opensource), Zimbra Desktop.

Zimbra Desktop es una aplicación de escritorio que nos permite conectarnos a una cuenta de correo y llamese Yahoo, Gmail, Microsoft Exchange,  IMAP y otras cuentas POP/IMAP. Desde Zimbra en nuestra computadora podemos leer y enviar emails.

Entre las herramientas que incluye te menciono algunas: Libreta de direcciones, (con opción de crear grupos de contactos). Programación de Tareas, Maletín de archivos, entre otras útiles herramientas que puedes agregar mediante pluguins en https://www.zimbra.org/extend/

Creando una nueva libreta de Contactos. Esta solo se puede guardar en Carpetas Locales

Por ahora lo he probado con una cuenta de Yahoo que solo utilizo para hacer pruebas porque como mencioné antes soy usuario de Gmail.

Añadiendo mi cuenta de Yahoo poniendo que revise si hay nuevos correos cada 30 minutos

He aquí mi cuenta de Yahoo en Zimbra y lo mejor de todos es que solo debo de introducir mi cuenta de Yahoo y clave de usuario, listo. La primera vez que Yahoo se sincroniza con Zimbra puede tomar algunos minutos.

Mi correo de Yahoo en Zimbra ya en español haciendo clic en Preferences (en ingles) y cambiándolo a Español

Si lo tuyo no es la nube pues esta opción de correo de escritorio puede ser buena y mejor aun, gratuita.


Sitio oficial para descargar Zimbra Desktop

Documentación de Zimbra Desktop

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Buscar datos con más de una variable - función BUSCARV

Usando la función BUSCARV cuando tenemos más de una variable a buscar 

La consigna
En esta ocasión tengo una lista de datos con las ventas totales de tres sucursales, la lista contiene  el Id del Producto, Nombre de la Sucursal y la Venta neta. En la celda H3 necesito poner las ventas cuando el Id del producto es el que tiene la celda F3 y la sucursal es la que tengo en la celda G3 (estos datos pueden ser cambiados).

"Ver mi artículo: "

Como utilizar la función BUSCARV

Como buscar un dato cuando se tienen que cumplir dos condiciones, en este caso el Id del Producto y el nombre de la Sucursal.

La solución utilizando BUSCARV
Una de las soluciones es crear una columna donde se una el Id del producto y la sucursal. La razón es la siguiente; teniendo en cuenta que el reporte es el neto total de ventas solo podemos tener una vez el producto por sucursal (IdSucursal) por lo que creamos la columna quedando de la siguiente manera, ver imagen.

En tan solo unimos la celda con el Id del producto y la Sucursal quedando =IdSucursal&Sucursal, ver la fórmula en el cuadro de fórmula de la imagen =C3&D3

Ahora buscamos el dato con BUSCARV
Utilizando la función BUSCARV construimos la función =BUSCARV((G3&H3),B3:E14,4,FALSO) donde buscamos la unión de las celdas G3 y H3 en la Matriz B3:E14 y pedimos que nos devuelva la columna 4. ponemos falso porque queremos que nos de un resultado solo si encuentra el dato.

Puedes verificar si la función es correcta comparando el resultado con la imagen de arriba.

En este artículo se utilizaron solo 12 lineas, pero que tal si tienes más de 20 mil filas. Otra solución puede ser filtrando los datos. En Excel hay mas de una solución.

Nota importante: Para poder tener una nueva columna como un dato único es que las parejas nunca se puedan repetir, en el ejemplo que presento es el resumen de los datos por lo tanto la pareja de Id y Sucursal solo aparecen una vez. Alguna duda o comentario favor de compartirlo en este blog.

Puedes enviarme tus dudas e impresiones para mejorar este blog. Saludos.

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